Tout le monde peut se tromper ! Cela peut aussi arriver en matière de facturation. Lorsqu’une telle situation se présente, il est tentant de vouloir directement corriger ou modifier la facture en question, mais attention, c’est interdit ! Il existe en effet des règles incontournables à respecter en matière de fiscalité et de comptabilité. Il est toujours possible de rattraper son erreur. Le document qui sert à établir cette opération s’appelle un avoir.
SOMMAIRE
- Dans quel cas doit-on procéder à une annulation?
- Les différents types d’avoir
- Mode d’emploi pour respecter la législation
- Conséquences comptables
Dans quel cas doit-on procéder à une annulation?
Il faut annuler une facture lorsque l’on doit rectifier une situation commerciale ou bien tout simplement, une erreur de facturation. Il est interdit par la législation de supprimer une facture déjà établie ou transmise à un client. Il faut donc faire un avoir pour que cette annulation soit effective et puisse entrer dans votre comptabilité.
Dans tous les cas, annuler une telle opération équivaut à supprimer du chiffre d’affaires pour votre entreprise.
Les différents types d’avoir
La délivrance d’un avoir est un procédé courant dans la vie commerciale d’une entreprise. Il peut avoir plusieurs origines et différents objectifs :
- suite à une erreur :
- erreur sur les montants facturés ou la TVA (même pour une différence de prix de quelques centimes !), prix faussés, taux de TVA incorrect, etc.,
- erreur sur l’intitulé d’un article ou ses quantités. Par exemple, une marchandise dédoublée par accident,
- erreur de destinataire,
- à l’occasion de l’annulation d’une vente : Retour et/ou remboursement d’un produit ou d’un service suite à une annulation de la part du client (ou même du fournisseur, en cas de défaut de stock, par exemple).
- geste commercial : Il peut s’agir d’un geste commercial de la part du fournisseur suite à un litige, ou inversement, à destination d’un client fidèle ou stratégique. On qualifié généralement ce type d’avoir de “rabais” ou de “ristourne”.
Mode d’emploi pour respecter la législation
En termes de formalisme, il faut que le document d’avoir soit numéroté, avec le terme “avoir” en toutes lettres. Il peut rappeler la pièce déjà existante : “avoir sur facture xxx” ou non.
Comme une facture, il doit avoir un montant HT et TTC, et une TVA relative aux prestations et produits concernés.
On prendra le soin, si besoin, d’indiquer au client les conditions de remboursement s’il y en a un. Il est possible que ce document serve à compenser de futures facturations.
L’utilisation d’un logiciel de gestion peut aider à organiser le suivi comptable. Il est clair que la multiplication de ce type de pièces peut passablement compliquer la comptabilité de votre entreprise.
Conséquences comptables
Tous les avoirs accordés sont enregistrés dans les produits de votre comptabilité et vont diminuer votre chiffre d’affaires. Techniquement, l’opération est à comptabiliser au débit des comptes de produits (comptes de classe 7). Pour rappel, une facture est enregistrée au crédit.
Cela aura forcément des conséquences sur vos déclarations de TVA que vous collectez pour le compte de l’Etat à chaque vente. Votre bilan annuel sera impacté et par extension, votre impôt sur les sociétés.
La collaboration avec un expert-comptable est évidemment de mise. Il faut bien entendu le solliciter dès que possible en cas de doute sur une opération.
